La región madrileña incorpora 17 robots que agilizan trámites y ahorran 14.500 horas al año
Uno de ellos ha puesto al día en un mes en un juzgado las tasaciones de costas retrasadas de todo 2024
La firma digital de Madrid tiene dos millones de accesos
Oficina de empleo de la Comunidad de Madrid
Puede ser el sueño de muchos ciudadanos: una administración ágil que acabe con las largas esperas para realizar cualquier trámite. Pero también será, casi con toda seguridad, el deseo de muchos funcionarios: olvidarse de tareas tediosas y repetitivas y poder dedicar su tiempo laboral a ... trabajos más motivadores. La tecnología también puede ayudar aquí: de hecho, el Gobierno regional tiene ya en marcha hasta 17 robots que automatizan algunos trabajos, acortan los tiempos y ponen fin definitivo al ‘vuelva usted mañana’.
Los últimos cuatro se han puesto en marcha en enero, y entre ellos hay uno que ha ayudado a poner al día en un mes las tasaciones de costas de todo el año 2024 en un juzgado madrileño. Esta es una de las tareas a las que se dedica la Consejería de Digitalización madrileña, que dirige Miguel López-Valverde. Comenzó a aplicarla a finales de 2023, con una inversión de 6,7 millones de euros destinados a mecanizar más de 200 procesos administrativos de alta demanda ciudadana.
Desde entonces, se han puesto en marcha un total de 17 procesos robóticos, y los cálculos que hacen en la Consejería es que con ellos se pueden ahorrar unas 14.520 horas al año de trabajo a los funcionarios que antes se encargaban de ellos.
Los robots resultan sumamente efectivos para las tareas administrativas: «Son herramientas con grandes posibilidades para contribuir a la transformación digital de la Administración pública», asegura el consejero de Digitalización Miguel López-Valverde. Con ellos, se dotará «de mayor calidad a los puestos, motivará más a los trabajadores y aumentará la velocidad y la calidad de la respuesta a los ciudadanos», concluye.
Más calidad y rapidez
Los últimos de estos procesos robotizados que se han puesto en marcha, este pasado mes de enero, están trabajando en las consejerías de Economía, Familia, Sanidad y Presidencia. Está previsto que con ellos se ahorren unas 3.612 horas más de trabajo al año, algo que se va a traducir en una rebaja del 70 por ciento del tiempo que emplean los funcionarios en resolver estas tareas. Y ese tiempo hasta ahora dedicado a actividades rutinarias podrá dedicarse a trabajos con mayor valor añadido, lo que mejorará la productividad de los funcionarios y también el servicio al ciudadano. Y de paso, dicen, permitirá reorganizar los recursos humanos, reforzando las partes de la Administración que lo requieran.
Todos ganan
44 antes del verano
Desde que comenzó a aplicarse este proceso de automatización, se han puesto en marcha 17 procesos, y antes del próximo verano se espera llegar a los 44. El objetivo es acabar llegando a 200 procesos administrativos de alta demanda ciudadana.
De 80 días a uno
La automatización implantada en el área de Economía ha permitido gestionar en un mes unos 1.200 expedientes de empresas que solicitaban ayudas a la contratación: se resuelven y contestan el mismo día de su entrada, cuando manualmente se tramitaba en una media de 80 días.
Leer y entender
Alguno de los procesos robotizados pueden incluso ‘leer’: tienen reconocimiento óptico de caracteres, y pueden reconocer lo que pide un ciudadano en un escrito y trasladarlo al sistema de gestión, de manera que el funcionario se ahorra tener que introducirlo manualmente. Incluso detecta fallos y propone cómo subsanarlos.
Nada más aclaratorio que un ejemplo para entender la importancia de robotizar procesos administrativos: en Justicia, el robot dedicado a la tasación de costas implantado en un juzgado ha sido capaz de procesar en el mes de enero todas las que estaban pendientes del año 2024.
En Economía, el software de automatización gestiona las ayudas al empleo, y en un mes ha procesado 1.200 expedientes electrónicos de empresas que habían solicitado ayudas por determinadas contrataciones. Según explican en Digitalización, estos expedientes «están formados por un formulario y un conjunto de documentos que se añaden a una solicitud, quedando todos ellos resueltos y listos para resolución y contestación en el mismo día de entrada». Cuando esto se hacía de forma manual, cada documento se tramitaba en una media de 80 días.
Toma de decisiones
Un tercer ejemplo de esta robotización se ha vivido en el área de Asuntos Sociales, donde se ha implantado un automatismo para tramitar las solicitudes de pensiones no contributivas. Por este procedimiento se consigue gestionar unos 200 expedientes al mes, y se ha reducido el tiempo invertido en ello en un 58,7 por ciento. El robot, que inicia el proceso antes de que empiece la jornada laboral de los funcionarios, comprueba la identidad, el cumplimiento de plazos, el empadronamiento, el grado de discapacidad, si existen o no convivientes… Y el trabajador público sólo tendrá que ocuparse de atender las incidencias, los casos especiales o la toma de decisiones.
El tiempo ahorrado permitirá reorganizar los recursos humanos, reforzando otras partes de la administración
Un último caso es el aplicado a Sanidad, donde las solicitudes de prestaciones ortoprotésicas han visto reducido su tiempo de procesamiento en casi un 79 por ciento, con un ahorro de 1.800 horas de trabajo al año.
La ciencia ha avanzado tanto, como decía la antigua zarzuela, que algunas de estas automatizaciones incluso saben ‘leer’: tienen reconocimiento óptico de caracteres, de manera que cuando el ciudadano presenta un escrito, reconoce lo que necesita la Administración y lo traslada directamente al sistema de gestión del funcionario; así este se ahorra tener que introducirlo manualmente. Si detecta algún fallo, le propone al trabajador público una subsanación automática del mismo. También los hay que revisan las citas de los madrileños que tienen que someterse a la evaluación de dependencia, y les envía automáticamente un SMS de recordatorio.